- Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида).
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.
- Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
- Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк
- Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.......
- Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.
- В документах используется следующая форма изложения:
· от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;
· от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;
· от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.
- В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД, Сбербанк
|
