- С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив.
- Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив.
- В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
- В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.
- Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
|
УМК школа